Mindestlohn: Das müssen Sie beachten

Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (Mindestlohngesetz – MiLoG) und Auswirkungen auf die Praxis

Ab dem 01.01.2015 wird es erstmals bundesweit einen flächendeckend zu zahlenden, gesetzlichen Mindestlohn für alle Branchen von mindestens € 8,50 brutto je Zeitarbeitsstunde geben. Hiermit sind folgende Aufzeichnungspflichten für alle Arbeitgeber verbunden:

Verpflichtung zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten (Beginn, Ende, Pausen, Dauer etc.) für:
1. alle in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (Schwarz-ArbG) genannten Branchen (Reinigung, Gaststätten …)
2. geringfügig und kurzfristig Beschäftigte gem. § 8 Abs. 1 SGB IV *)
3. Stundenlöhne (Überstunden müssen sowieso aufgezeichnet werden
4. alle Arbeitnehmer, denen monatlich unabhängig von der Anzahl der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden der gleiche Bruttolohn gezahlt wird (= verstetigter Monatsarbeitslohn), wenn dadurch in einzelnen Monaten der Mindestlohn unterschritten wird **)
aber beachten Sie das Kapitel „wichtiger Hinweis zum Schluss“ zum Thema Tariflohn

Bestandteile Arbeitszeitnachweis für alle Aufzeichnungspflichtigen:
• Arbeitsbeginn
• Arbeitsende
• Arbeitszeit (Dauer)
• Pausenzeiten
• Überstunden
• Urlaub / Krankheit

Die Aufzeichnungen sind mindestens 2 Jahre aufzubewahren.

Fazit: Es besteht Handlungsbedarf!
– Prüfen Sie, ob Sie bereits den Mindestlohn zahlen oder ob Anpassungsbedarf besteht!
– Prüfen Sie, ob Verträge angepasst werden müssen (vereinbarte Wochen- oder Monatsarbeitszeit / maximale Stundenzahl)!
– Führen Sie rechtzeitig den neuen Arbeitszeitnachweis ein!
– Das Widersinnige an dieser Verpflichtung ist, dass Sie, selbst wenn Sie Ihren Mitarbeitern durchgängig mehr als den gesetzli-chen Mindestlohn bezahlen, das extra nachweisen müssen

Folgen:
– Bei Verstößen gegen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungs- pflichten kann der ArbG meist nicht nachweisen, dass er den Mindestlohn gezahlt hat.
– Sozialversicherungsträger werden bei Mindestlohnunter- schreitungen auf Grundlage geschätzter Arbeitsentgelte (Phantomlohn) Beiträge nachfordern.
– ArbG müssen bei Beitragsnachforderungen die ArbG- und ArbNBeiträge größtenteils alleine tragen (ArbG kann ArbN nur für die letzten drei Lohnabrechnungszeiträume in Anspruch nehmen).
– Nichtbeachtung der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten stellt Ordnungswidrigkeit dar: Geldbußen bis zu 30.000 EUR.
– Nichtzahlung oder nicht rechtzeitige Zahlung des Mindestlohnes: Geldbuße bis zu 500.000 EUR.
– Achtung: Subunternehmerhaftung!: Haftung auch für beauftragte Subunternehmer sowie von diesen möglicherweise beauftragten Unternehmen!

*) Hinweis für Minijobber:
Durch den Mindestlohn wird indirekt wieder eine Maximalstundenzahl eingeführt: Höchstarbeitszeit pro Monat werden 52,9 Stunden sein, 53 Stunden sind bereits zu viel (€ 450,50). Hier wollen die Beteiligten es in aller Regel jedoch vermeiden, dass der Mitarbeiter in die (Sozial-) Versicherungspflicht rutscht. Die Arbeitsstunden müssen dann bei gleichbleibendem Lohn so weit reduziert werden, bis der Mitarbeiter einen Brutto-Stundenlohn von € 8,50 hat. Einmalige Einnahmen, z.B. Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, zu deren Zahlung Sie aufgrund eines Tarifvertrages verpflichtet sind, müssen Sie bei der Ermittlung des Arbeitsentgelts be-rücksichtigen.

**) Hinweis für Arbeitnehmer mit verstetigtem Lohn/Gehalt:
Bei Angestellten mit einem festen Monatsgehalt kann relativ einfach geprüft werden, ob der Mindeststundenlohn von € 8,50 erreicht wird. Es wird das Brutto-Monatsgehalt durch die vereinbarte Arbeitszeit geteilt. Doch: Der Arbeitgeber muss darauf achten, dass für jeden einzelnen Monat der in diesem Monat angefallene Mindestlohn bezahlt wird, denn die Arbeitstage unterscheiden sich von Monat zu Monat. Bei einer 40-Stunden-Woche und genau 4 Wochen Arbeitszeit beträgt der Mindestlohn € 1.360,00 brutto. Nun haben einige Jahre aber 51,96 Wochen (und somit 4,33 Wochen pro Monat) und andere wiederum (so die Jahre 2014 und 2015) mehr als 52 Wochen (was 4,35 Wochen pro Monat ergibt). Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie mit 174 Stunden im Monat rechnen (= € 1.479,00), wenn Sie den festen Monatslohn durch die Stunden rechnen. Das ist aber natürlich auch die teuerste Lösung!
Mindestlohngesetz schreibt späteste Auszahlung des Mindestlohns im Folgemonat vor – zeitversetzte Lohnabrechnung wird eingeschränkt!
Bei verstetigtem Jahresarbeitslohn muss ein Jahresarbeitszeitkonto geführt werden. Arbeitszeitnachweis (Beginn, Ende, Dauer etc.) auch hier notwendig.

Sie sollten also tunlichst mittels Ihrer Aufzeichnungen hieb- und stichfest nachweisen können, dass Sie Mindestlöhne zahlen!
Am besten scheint es, dass Sie gesonderte Aufzeichnungen führen, selbst wenn Sie es eigentlich nicht müßten!

P.S.:
Darüber hinaus möchten wir nochmals auf die Beitragsverfahrensordnung verweisen und daran erinnern, dass aufgrund § 8 BVV unter anderem folgende Unterlagen zu den Entgeltunterlagen (Personalakten) zu nehmen sind:
– Die Erklärung des geringfügig Beschäftigten gegenüber dem Ar-beitgeber bezüglich der Rentenversicherungspflicht (Differenzzahlung bzw. Befreiung).
– die schriftliche Erklärung des Arbeitnehmers gegenüber dem Ar-beitgeber, dass die Gleitzonenregelung in der gesetzlichen Ren-tenversicherung Anwendung finden soll.
– Die Erklärung des kurzfristig geringfügig Beschäftigten über weite-re kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr oder die Erklärung des geringfügig entlohnten Beschäftigten über weitere Beschäfti-gungen sowie in beiden Fällen die Bestätigung, dass die Aufnahme weiterer Beschäftigungen dem Arbeitgeber anzuzeigen sind.
– Den Nachweis der Elterneigenschaft.

Wichtiger Hinweis zum Schluss:

Durch die Stundenaufzeichnungen rückt ein Aspekt in den weiteren Mittelpunkt. Falls Sie aufgrund Ihrer Branche einem Tarifvertrag (Einzelhandel, Gaststätten, Metallbau, Bäcker…) angehören, kann anhand der Stundennachweise auch relativ leicht nachvollzogen werden, ob Sie den tariflich vereinbarten Arbeitslohn gezahlt haben. Der liegt sicherlich über dem gesetzlichen Mindestlohn von 8,50 EUR, aber man kann hier auch sehr genau ausrechnen, ob Sie den tariflich vereinbarten Lohn von z.B. 11,50 EUR pro Stunde gezahlt haben. Ist dies nämlich nicht der Fall, wird ebenfalls in der Prüfung der deutschen Rentenversicherung der Lohn fiktiv auf das Niveau des tariflichen Lohns angehoben und die Sozialver-sicherungsbeträge werden nachberechnet.

Beispiel: Sie zahlen 8,50 EUR Mindestlohn, der Tarifvertrag sieht aber 11,50 Lohn vor. Differenz 3,– Euro. Bei einer monatlichen Arbeitszeit von ca. 153 Stunden entspricht dies 459,– EUR zu wenig gezahlter monatlicher Lohn. Die DRV kommt nach 3 Jahren also: 36 Monate X 459 X ca. 40 % SV-Beiträge = ca. 6.600 EUR pro Arbeitnehmer (!!) Nachzahlung.